Rejestracja

W jaki sposób powiadomić Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o zmianie nazwiska administratora bezpieczeństwa informacji?

Zgodnie z art. 46b ust. 5 zd. 2 u.o.d.o., do zgłaszania zmian stosuje się odpowiednio przepisy o zgłoszeniu powołania administratora bezpieczeństwa informacji. Powiadomienie o zmianach informacji objętych zgłoszeniem należy przesłać wykorzystując formularz zgłoszenia powołania administratora bezpieczeństwa informacji, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 10 grudnia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r., poz. 1934). Zgodnie z art. 46b ust 5 u.o.d.o. administrator danych jest obowiązany zgłosić Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zmianę informacji objętych zgłoszeniem, o którym mowa w art. 46b  ust. 2, w terminie 14 dni od dnia zmiany.

Jeżeli  zatem administrator danych zgłosił już powołanie określonej osoby na administratora bezpieczeństwa informacji, to w przypadku zmiany nazwiska tej osoby, powinien on powiadomić GIODO o tej okoliczności (zaktualizować informacje objęte zgłoszeniem). Takie powiadomienie nie jest traktowane jako nowe zgłoszenie administratora bezpieczeństwa informacji, ponieważ nie dochodzi do zmiany osoby będącej ABI, a jedynie zmiany informacji dotyczącej ABI.

Czy należy zgłosić do rejestracji zastępców ABI?

Przepis art. 46b u.o.d.o. nie pozostawia wątpliwości, że zgłoszeniu do rejestracji Generalnemu Inspektorowi podlega jedynie powołanie i odwołanie administratora bezpieczeństwa informacji, nie zaś jakichkolwiek innych osób, w tym zastępców ABI.. Zastępcy ABI nie podlegają zgłoszeniu do rejestracji w Biurze GIODO.

Gdzie szukać informacji o zarejestrowanych ABI?

Administratorzy bezpieczeństwa informacji zgłoszeni do rejestracji są wpisywani do prowadzonego przez GIODO ogólnokrajowego, jawnego rejestru ABI (art. 46c u.o.d.o.). Rejestr jest dostępny tutaj i zawiera informacje, o których mowa w art. 46b ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a i c u.o.d.o., tj.:

  • Oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;
  • Imię i nazwisko ABI oraz adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres, o którym mowa powyżej.

W jaki sposób można uzyskać informacje o tym, czy ABI został już wpisany do ogólnokrajowego rejestru Administratorów Bezpieczeństwa Informacji prowadzonego przez GIODO?

Najprostszą i najszybszą formą uzyskania informacji o tym, czy zgłoszony do GIODO ABI został już wpisany do ogólnokrajowego rejestru Administratorów Bezpieczeństwa Informacji, jest sprawdzenie tego faktu w serwisie e-GIODO dostępnym pod adresem http://egiodo.giodo.gov.pl. Pomocna w znalezieniu konkretnych informacji jest zamieszczona tam wyszukiwarka. Możliwe jest również sporządzenie wydruku z tego rejestru oznaczonego konkretną datą i godziną. W celu sporządzenia wydruku z rejestru ABI dotyczącego określonego wpisu należy wyszukać w rejestrze ten wpis, przejść do trybu wyświetlania pełnych informacji o wpisie poprzez kliknięcie przycisku „>”, a następnie kliknąć na znajdujący się w dolnej części okienka przycisk „Drukuj”.

Czy ABI rozpoczyna swoją pracę od momentu powołania go przez administratora danych , zgodnie z art. 46b ust. 1 u.o.d.o., czy też dopiero od momentu zarejestrowania go w rejestrze prowadzonym przez GIODO?

ABI pełni swoją funkcję od momentu powołania go przez administratora danych.

Czy w zgłoszeniu ABI do rejestracji należy podać zarówno jego PESEL, jak i serię, numer oraz nazwę dokumentu stwierdzającego tożsamość ABI?

Z treści art. 46b. ust. 2 u.o.d.o. wynika obowiązek podania numeru PESEL. W sytuacji, w której ABI nie posiada numeru PESEL, należy wskazać nazwę i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość.

Czy przy zgłaszaniu ABI do rejestracji wymagane jest przedstawianie dowodów spełniania przez niego ustawowych wymogów?

Przy zgłaszaniu ABI do rejestracji GIODO nie jest wymagane załączanie dowodów spełniania przez ABI przesłanek wskazanych w art. 36a. ust. 5 i 7 u.o.d.o., takich jak certyfikaty, dyplomy ukończenia szkoleń czy zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

Kiedy Generalny Inspektor odmawia wpisania ABI do rejestru?

Generalny Inspektor odmawia wpisania ABI do rejestru, w sytuacji ponownego zgłoszenia do rejestru osoby, co do której wydana była wcześniej decyzja o wykreśleniu z rejestru, a nie zostały usunięte przyczyny tego wykreślenia. Przesłanki wydania decyzji o wykreśleniu ABI z rejestru, wskazane w art. 46d. ust. 2 u.o.d.o. to:

  1. Niespełnianie warunków określonych w art. 36a ust. 5 Lub ust. 7 u.o.d.o.;
  2. Niewypełnianie zadań określonych w art. 36a ust. 2 u.o.d.o.;
  3. Niepowiadomienie o odwołaniu ABI.

Jaki jest termin na zgłoszenie zmian w rejestrze ABI?

Administrator danych obowiązany jest zgłosić Generalnemu Inspektorowi zmianę informacji objętych zgłoszeniem w terminie 14 dni od dokonania zmiany.

Jaka jest prawidłowa forma zgłoszenia odwołania ABI?

Zgłoszenia odwołania ABI należy dokonać wyłącznie przy użyciu formularza odwołania administratora bezpieczeństwa informacji, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 10 grudnia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r., poz. 1934). Wzór zgłoszenia odwołania ABI do pobrania tutaj.

Kiedy następuje wykreślenie ABI z rejestru?

Wykreślenie administratora bezpieczeństwa informacji z rejestru administratorów bezpieczeństwa informacji następuje po powiadomieniu o jego odwołaniu albo w przypadku jego śmierci.

Ponadto Generalny Inspektor z urzędu wydaje administratorowi danych decyzję o wykreśleniu administratora bezpieczeństwa informacji z rejestru administratorów bezpieczeństwa informacji, jeżeli:

  1. administrator bezpieczeństwa informacji nie spełnia warunków określonych w art. 36a ust. 5 lub 7;
  2. administrator bezpieczeństwa informacji nie wykonuje zadań określonych w art. 36a ust. 2;
  3. administrator danych nie powiadomił o odwołaniu administratora bezpieczeństwa informacji.